Agenda et réservation en ligne

Un appel, un créneau libre, un rendez-vous confirmé : Agendessa s'associe à Virtual Receptionist

Lorsqu'un client appelle, la réceptionniste IA lit les disponibilités réelles de votre agenda Agendessa et confirme la réservation, en français, en allemand, en anglais ou en portugais.

Avec les forfaits Growth et Scale, la connexion ne coûte rien. Agendessa reste un outil de réservation indépendant, destiné aux salons, cabinets et studios, et fait l'objet d'un abonnement séparé.

Connexion gratuite sur Growth et ScaleAgendessa : abonnement séparéPar téléphone et par chat

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Votre agenda, pris en main par la réceptionniste

Les demandes que reçoit votre accueil, traitées par téléphone et via le chat de votre site.

Disponibilités lues en temps réel

Aucune liste d'horaires à tenir à jour. L'agent consulte Agendessa pendant l'appel et ne propose que les créneaux encore libres pour la prestation et le collaborateur souhaités.

Réservation directe

Une fois le créneau accepté, le rendez-vous figure dans Agendessa avec la prestation, l'heure et le collaborateur, exactement comme une réservation en ligne.

Changement d'horaire et annulation

Bouchon sur l'A4 ou enfant malade ? L'agent retrouve le rendez-vous, en propose un autre ou l'annule, toujours après confirmation de l'appelant.

Clientèle fidèle reconnue

Grâce au numéro de téléphone, l'agent reconnaît les clients réguliers, voit leur prochain rendez-vous et leur évite de répéter leur nom.

Un appel dans un institut de beauté à Esch-sur-Alzette

Cliente: Bonjour, je voudrais réserver un soin du visage avec Sandra, plutôt samedi matin.

Agent: Bonjour Madame Weber. Sandra peut vous recevoir samedi à 9h15 ou à 11h00. Que préférez-vous ?

Cliente: Onze heures, c'est très bien.

Agent: Samedi à 11h00, soin du visage avec Sandra. Je confirme ?

Cliente: Oui, merci beaucoup.

Agent: C'est réservé. Bon week-end d'avance !

Les créneaux proposés sont lus dans Agendessa pendant la conversation, et la réservation apparaît sur-le-champ dans l'agenda de l'institut.

Les entreprises qui en profitent

Toutes celles où le téléphone sonne alors que l'équipe est occupée, de Luxembourg-Ville à Ettelbruck.

Coiffeurs et barbiers
Instituts de beauté et spas
Cabinets médicaux
Cabinets dentaires
Kinés et ostéopathes
Psychothérapeutes et coachs
Fiduciaires et études d'avocats
Garages et auto-écoles

Quatre étapes pour être opérationnel

1
Générer une clé dans Agendessa
Rendez-vous dans Paramètres, rubrique API et intégrations, et générez une clé API avec les autorisations lecture, clients et rendez-vous.
2
L'ajouter dans le tableau de bord
Dans votre tableau de bord Virtual Receptionist, ouvrez Intégrations, choisissez Agendessa, collez la clé et lancez le Test. Dès que le nom de votre entreprise apparaît, la liaison est établie.
3
Liaison de l'agent et appels d'essai
Notre équipe relie votre agent vocal à l'agenda et effectue avec vous quelques appels d'essai.
4
Démarrage
Communiquez le numéro de l'agent ou transférez votre numéro habituel, en permanence ou uniquement hors des heures d'ouverture.

Quel est le coût ?

Sur les forfaits Growth et Scale, et sur leurs déclinaisons Omni, la liaison entre Virtual Receptionist et Agendessa est gratuite. Votre consommation reste incluse dans votre forfait.

Pour l'agenda, vous utilisez le logiciel Agendessa : réservation en ligne, fichier clients et rappels automatiques. Son abonnement est indépendant et se règle directement auprès d'Agendessa. Déjà client ? Une clé API suffit.

Questions fréquentes sur l'intégration Agendessa

La connexion entraîne-t-elle des frais supplémentaires ?+

Aucun. Sur Growth et Scale, la liaison avec Agendessa est comprise dans votre forfait Virtual Receptionist.

Dois-je souscrire à Agendessa ?+

Oui, Agendessa est un service à part entière, avec son propre abonnement que vous contractez directement chez eux.

Dans quels forfaits l'intégration est-elle incluse ?+

Dans Growth et Scale, ainsi que dans leurs versions Omni. Le forfait Essentials, conçu pour des scénarios simples, ne comprend pas d'intégrations : il faut passer à Growth ou à Scale pour relier Agendessa.

Les données sont-elles protégées conformément au RGPD ?+

Oui. L'agent n'accède qu'aux informations autorisées par la clé : prestations, collaborateurs, créneaux libres et, si vous le permettez, le client identifié par son numéro avec ses rendez-vous. La clé se révoque à tout moment dans Agendessa, les accès sont tracés et un contrat de sous-traitance est fourni sur demande, dans le respect du RGPD et de la loi luxembourgeoise du 1er août 2018 sous le contrôle de la CNPD.

Que fait l'agent si l'horaire souhaité n'est plus libre ?+

Il propose les créneaux suivants disponibles, avec un autre collaborateur si l'appelant l'accepte. Il ne réserve jamais un horaire déjà occupé.

Dans quelles langues l'agent prend-il les rendez-vous ?+

En français, en allemand, en anglais ou en portugais, selon la langue de l'appelant. La réservation arrive dans Agendessa de la même manière, quelle que soit la langue de l'échange.

Plus aucun appel ne repart sans rendez-vous.

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